Agence belge de développement Enabel recrute des Assistant-es administratifs-ves
Lieu d’affectation : Plusieurs villes au Maroc selon projet
Durée du contrat : Contrat de travail déterminé
Date d’entrée en fonction : Novembre 2021
Package salarial mensuel : Package compétitif en fonction de votre expérience
« Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences »
Description de la fonction
Sous la supervision du contrôleur de gestion, l’Assistant(e) Administratif(ve) d’une part, s’occupe de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique et financière du bureau afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission.
Il/Elle travaillera en collaboration avec les membres de l’équipe affectés à la mise en œuvre du programme, et sera principalement chargé des tâches suivantes.
Comme Support administratif
Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace à l’intervention.
• Gérer le courrier in/out
• Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …)
• Rédiger des lettres/documents
• Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
• Tenir les agendas
Comme Organisateur
Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.
• Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;
• Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
• Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.
Comme Support logistique
Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.
Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
• Commander le matériel nécessaire ;
• Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock. • Préparer les bons de commande
• Elaborer les ordres de mission
• Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …)
• Réserver les hôtels, vols, restaurants, …
• Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire
Comme Gestionnaire de documentation
Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
• Classer et archiver la documentation de tout type (papier/digital) ;
• Mettre à jour les informations pertinentes (planning, document, serveur, GOFAST) ;
• Collecter la documentation de façon proactive et la diffuser ;
• Gérer les archives physiques et électroniques.
• Veiller au respect des procédures d’Enabel et des textes réglementaires en matière de passation et de gestion des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme ;
• Préparer les dossiers d’appel d’offres et les autres documents administratifs relatifs à l’exécution de la prestation ;
• Participer aux séances d’ouverture et d’analyse des offres des prestataires de services et préparation des procès-verbal (PV) y relatifs.
Comme téléphoniste-réceptionniste
Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
• Accueillir et diriger/orienter les visiteurs
• Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
• Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe) ;
• Appeler les collaborateurs externes sur demande
Comme support financier
• En étroite collaboration avec le/la Chargé(e) de subsides et marchés publics, contribuer au suivi financier des conventionsde subside des partenaires et à l’élaboration des différents rapports nécessaires ;
• Avec le/la Contrôleur de Gestion Préparer pour la direction du projet, tous les documents comptables relatifs au projet programme ;
• Encoder de la comptabilité mensuelle ;
• Gérer de la petite caisse ;
• Contribuer à l’élaboration des rapports d’avancement, notamment en matière comptable et financière, et à leur conformité aux canevas en vigueur d’Enabel (rapports financiers et comptables mensuels, états de caisse, gestion des pièces justificatives de dépenses, inventaire physique, etc…) ;
• Traiter des dossiers administratifs (demandes d’exonération, dossiers complets pour les achats d’équipements et de fournitures, démarches auprès des fournisseurs) ;
• Préparer de paiements, etc.
PROFIL REQUIS :
Niveau de formation requis :
– Diplôme d’enseignement universitaire ou technique en comptabilité, en gestion ou équivalent, de niveau bac +2 ou bac +3 ;
Expériences requises et/ou souhaitées :
– Expérience d’au moins 3 ans dans une expérience similaire ;
– Expérience minimum d’une année dans un projet/programme de développement ;
Connaissances requises et/ou souhaitées :
– Bonnes connaissances des techniques d’archivages
– Bonnes connaissances des procédures comptables
– Bonnes connaissances des procédures des marchés publiques
– Bonnes capacités rédactionnelles, en français et en arabe ;
– Excellente maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, environnement Windows, logiciels comptables, …) ;
– Capacité avérée en communication et en expression orale ;
– Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse ;
Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa personnalité :
o Excellente capacité à travailler en équipe ;
o Communicateur aisé et ouvert, il/elle est capable de se faire comprendre et de se mettre au niveau de son interlocuteur ;
o Dynamique, il/elle a un fort pouvoir de conviction et de mobilisation ;
o Rigoureux-se et autonome ;
o Mobilisateur, il/elle maîtrise l’art de faire sortir les meilleures idées des autres ;
o Dispose à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain ;